Troca de contabilidade: Saiba como realizar

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Quando é a hora de realizar a troca de contabilidade

 A troca de contabilidade não tem uma data estipulada para acontecer, no entanto, se a empresa estiver insatisfeita com o serviço ou valor, pode solicitar o cancelamento do serviço.

A troca da contabilidade não tem um prazo certo para acontecer, pois isso varia da relação e da forma como os serviços são prestados e principalmente do nível de satisfação do cliente. 

São vários os motivos que podem contribuir para que um contrato seja rompido e ocorra a troca de contabilidade. 

No entanto, apesar de ser um direito do cliente fazer esta troca, existem alguns procedimentos obrigatórios que precisam ser cumpridos para que tudo ocorra da melhor forma possível. 

Veja, neste artigo, como fazer uma troca de contabilidade de forma segura. Continue com a leitura até o fim. 

Troca de contabilidade: o que faz um contador? 

O sucesso de um negócio depende exclusivamente de como os seus recursos serão administrados e investidos. 

A função do contador é registrar todas as movimentações financeiras da empresa. Além disso, é possível:

  • Elaboração de estratégias visando o crescimento da empresa;
  • Orienta o gestor tomada de decisão;
  • Fiscaliza se todos os documentos foram entregues a receita no prazo;
  • Escolhe o regime tributário apropriado a atividade e faturamento da empresa;
  • Controla as entradas e saídas de caixa, podendo inclusive orientar onde devem ser ajustados para economizar e onde recursos podem ser investidos. 

O trabalho do contador é personalizado, isto é, adaptado às necessidades que a empresa possua.

Por isso, é muito importante estipular no contrato de parceria quais serviços serão realizados e quais não estão inclusos. 

Entenda outros problemas que sua empresa pode ter vendo a postagem abaixo:

Troca de contabilidade: quando é hora de fazer

Quando falamos em troca de contabilidade, há uma série de variáveis a serem analisadas, ou seja, esse não é um processo isolado. 

Existem alguns fatores determinantes para a troca de contabilidade, confira abaixo:

1- Atendimento insatisfatório 

A relação de parceria entre contador ou empresa não é somente formalizando um contrato de trabalho. Aliás, vai muito além, pois ambos precisam ter um relacionamento cordial e harmonioso. 

Por isso, é fundamental analisar o atendimento do contador, ou seja, se ele é prestativo, se responde a e-mails e ligações, se tira todas as dúvidas, se orienta de forma educada, entre outros aspectos. 

2- Preço dos serviços contábeis

Esta, sem dúvidas, é uma das maiores queixas dos empresários: o reajuste nos serviços contábeis. A troca de contabilidade pode ocorrer no caso da empresa recusar o valor passado. 

Com isso, uma das formas é ponderar a troca para um escritório com valores dentro do orçamento que a empresa disponibiliza. 

3- Prejuízos e erros no envio de documentos

Infelizmente, é muito comum que documentos ou declarações do fisco sejam enviados fora do prazo, ou de forma incorreta. 

A consequência é prejuízo financeiro para empresa, além de poder ser penalizada pelo governo. O escritório contábil é obrigado a verificar se tudo está correto e no prazo correto. 

No entanto, por descuido ou esquecimento, ou alta demanda de clientes, o contador pode esquecer esses detalhes e prejudicar a companhia. 

4- Colaboradores incapacitados

Outro motivo que ocasiona a troca de contabilidade são colaboradores incapacitados ou mal instruídos. 

Isto é, o funcionário passa informações imprecisas, demora a responder, não dá orientações claras e ainda demonstra não ter conhecimento do assunto. 

Isso gera à companhia a incerteza de continuar com a parceria, visto que não há segurança nas informações transmitidas e nem profissionalismo do time contábil.  

Quais os procedimentos para realizar essa troca?

Qualquer procedimento cujo objetivo seja substituir algum serviço por outro, precisa ser devidamente registrado para segurança de todos os envolvidos. 

Confira como realizar os procedimentos para troca de contabilidade 

Notifique o escritório antecipadamente

Informe ao escritório antecipadamente a sua decisão de não renovar o contrato. Prefira notificar ao contador com no mínimo 30 dias.

Dessa forma, o escritório consegue verificar todas as pendências e resolver em tempo hábil antes da troca de contabilidade. 

É importante registrar via e-mail a decisão de trocar a contabilidade para que, no futuro, se houver necessidade, o documento seja apresentado e aprovado. 

Verifique se não há débitos

Assim que solicitada a troca do serviço, é importante verificar se não consta nenhum débito ou parcelamento de impostos e tributos. 

Se houver, é indispensável que o cliente faça a quitação completa antes de ir para outro escritório de contabilidade.

Essa medida precisa ser cumprida pelo cliente para rescindir o contrato de forma segura.  

Repasse para a nova empresa os documentos

O novo escritório deve ter acesso a todos os documentos da empresa para começar a desempenhar as atividades. Dessa maneira, envie ao novo contador os documentos solicitados para iniciar a parceria. 

Permita o acesso ao login e senha 

Basicamente, toda contabilidade pode ser feita de forma digital, até para segurança e arquivamento correto dos dados da receita. 

Sendo assim, informe a nova equipe o login e a senha para ter acesso ao SPED bem como todas as informações nele inseridas. 

Tenha o contato de todos os setores do escritório

A rotina de atividades de um escritório é dividida em setores para centralizar, em pessoas específicas, determinados assuntos. 

Logo, é fundamental que a empresa tenha o contato não só do contador, mas sim de toda a equipe que presta o serviço à companhia.

Desse modo, é mais fácil saber quem chamar quando precisar e também estreita os laços dos colaboradores com a empresa, criando uma relação respeitosa e duradoura.

A Contec Gestão Contábil quer te ajudar

Infelizmente, algumas empresas podem passar por transtornos na sua jornada com prejuízos financeiros ou relações complicadas com seus parceiros e fornecedores. 

A troca de contabilidade pode ocorrer quando uma das partes não está mais satisfeita com os serviços prestados.

Por isso, é importante que a empresa escolha um escritório de confiança, com boas indicações, serviço ágil, clareza nos procedimentos e transparência no tratar de todos os assuntos. 

Nós, da Contec Gestão Contábil, podemos te ajudar a ter a melhor experiência em serviços contábeis para ajudar o seu negócio crescer! 

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